Farmácia Popular: como reduzir riscos na retirada de medicamentos por terceiros

Conferência de dados, processos padronizados e treinamento da equipe ajudam a proteger a farmácia de inconsistências e problemas em auditorias

Para o dono de farmácia que opera com o Farmácia Popular, a retirada de medicamentos por terceiros merece atenção especial. Uma falha aparentemente simples na conferência de documentos pode gerar inconsistências cadastrais e se transformar em problema durante uma auditoria.

Por isso, mais do que conhecer quais documentos são aceitos, é importante criar um processo interno claro para que toda a equipe saiba o que conferir, como conferir e quando interromper uma operação para solicitar a regularização da documentação.

As procurações utilizadas nessas operações são regidas pelo Código Civil Brasileiro e, para utilização no programa, devem conceder poderes específicos ou plenos poderes para a retirada dos medicamentos.

Para a farmácia, entretanto, ter uma procuração em mãos não encerra a conferência. É preciso verificar se os dados apresentados estão corretos e correspondem aos demais documentos envolvidos na dispensação.

Erros cadastrais podem colocar a farmácia em risco

Um dos principais cuidados deve estar na comparação das informações do paciente e de seu representante.

Não basta verificar se existe reconhecimento de firma em cartório. A equipe precisa conferir se os dados do outorgante e do outorgado correspondem exatamente aos documentos apresentados.

Entre as informações que precisam de atenção estão nome, CPF, RG e os demais dados presentes na receita, na procuração e nos documentos do representante legal.

Cerca de 90% das inconsistências identificadas em auditorias estão relacionadas a erros cadastrais, incluindo divergências entre os dados do paciente e do procurador. Uma parcela menor está relacionada aos poderes descritos na procuração.

Para o gestor da farmácia, esse dado reforça um ponto importante: boa parte dos problemas pode ser evitada ainda no balcão, com uma rotina de conferência bem definida.

Procuração pública ou particular: o que a equipe precisa saber

Tanto a procuração pública quanto a particular podem ser utilizadas, desde que atendam aos requisitos legais.

Nas procurações particulares, a assinatura pode ter firma reconhecida em cartório ou ser realizada eletronicamente pelo GOV.BR.

Já os documentos relacionados à curatela e interdição possuem natureza judicial e seguem regras próprias. Nessas situações, a sentença judicial é responsável por conceder os poderes ao curador, sem necessidade de indicação expressa de plenos poderes ou poderes específicos para o Farmácia Popular.

Essas diferenças precisam estar previstas nos procedimentos internos da farmácia para evitar interpretações diferentes entre os colaboradores.

Crie um padrão de conferência dentro da farmácia

Quando cada atendente realiza a validação de uma forma diferente, a possibilidade de erro aumenta.

Por isso, o proprietário ou gestor deve estabelecer um procedimento padrão para as dispensações realizadas por terceiros, deixando claro quais informações devem ser verificadas antes da conclusão da operação.

Esse processo pode incluir:

• conferência dos dados do paciente;

• conferência dos dados do representante;

• comparação das informações entre receita, documentos e procuração;

• validação dos poderes concedidos pela procuração;

• verificação da assinatura eletrônica, quando utilizada;

• análise da validade dos documentos;

• conferência do vínculo entre paciente, procuração e operação realizada;

• organização e armazenamento adequado dos documentos.

Ter esse fluxo documentado também facilita o treinamento de novos colaboradores e reduz a dependência da interpretação individual de cada atendente.

Treinar a equipe é uma medida de prevenção

O atendente não precisa ter formação jurídica para realizar a conferência documental, mas precisa saber exatamente quais pontos observar.

A recomendação é que as equipes recebam qualificação semestral, além de orientações sempre que houver atualização nos procedimentos adotados pela farmácia.

Para o proprietário, investir nesse treinamento significa reduzir retrabalho, evitar dispensações realizadas de maneira incorreta e aumentar a segurança da operação em eventuais auditorias.

Uma boa prática é utilizar um roteiro ou checklist de conferência acessível aos colaboradores responsáveis pelo Farmácia Popular.

Ser parente do paciente não substitui a procuração

Outro cuidado importante é orientar a equipe de que o vínculo familiar, sozinho, não autoriza a retirada dos medicamentos.

Permitir a operação apenas porque o representante é filho, cônjuge ou outro familiar do paciente pode representar risco para o estabelecimento caso a documentação exigida não esteja regular.

Também é fundamental conferir a correspondência entre procuração, paciente e cupom fiscal, evitando que uma operação vinculada ao beneficiário seja registrada incorretamente em nome do procurador.

Oriente o cliente sem criar conflitos no balcão

Quando a documentação apresentar alguma inconsistência, a equipe deve estar preparada para explicar o problema de forma objetiva.

Em vez de simplesmente informar que a operação não poderá ser realizada, o colaborador deve indicar qual dado está divergente, qual documento precisa ser corrigido e como o cliente poderá regularizar a situação.

Ter um padrão de comunicação ajuda a reduzir conflitos e impede que clientes recebam orientações diferentes dependendo do funcionário responsável pelo atendimento.

Para o dono da farmácia, prevenção começa no processo

Operar corretamente com o Farmácia Popular não depende apenas do conhecimento das regras do programa. Também exige gestão, treinamento e padronização da rotina da equipe.

Quanto mais organizado for o processo de conferência documental, menor será o risco de uma inconsistência passar despercebida e aparecer somente durante uma auditoria.

Para o gestor, alguns pontos merecem atenção constante: manter os procedimentos atualizados, treinar periodicamente os colaboradores, estabelecer um padrão de conferência e garantir que os documentos das operações estejam corretamente organizados.

No dia a dia, alguns minutos a mais de atenção durante a dispensação podem evitar problemas muito maiores para a farmácia posteriormente.