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O mercado farmacêutico está em constante desenvolvimento, exigindo cada vez mais conhecimento especializado de seus gestores. Mas, para ser um bom gestor de farmácias, além de conhecimento técnico, é preciso capacidade de reconhecer e desenvolver pontos responsáveis pelo bom desempenho da farmácia.

Administrar uma farmácia vai muito além de conseguir visualizar os dados, é preciso ter capacidade para organizá-los e geri-los de forma coerente. Quando pensamos na administração de uma farmácia partimos do princípio que a administração engloba o gerenciamento de todos os recursos, aplicando práticas e princípios fundamentais para o alcance de metas e objetivos.

Uma boa administração é a base para tomadas de decisões assertivas e o segredo para o sucesso de qualquer negócio. Mesmo sabendo que ter processos bem estabelecidos é fundamental, muitos empresários do ramo farmacêutico ainda atuam de forma intuitiva e amadora, o que acarreta em uma série de problemas a serem corrigidos.

Conheça seu negócio

Nesse ramo, boa parte dos empreendedores são os próprios farmacêuticos, mas infelizmente a grade curricular do curso de farmácia não contempla a gestão do negócio de forma ampla. Por isso, é importante conhecer sobre o mercado e entender que por estar em ascensão, ele é ainda mais competitivo. Busque conhecer os pontos fortes e fracos da sua drogaria, e assim, implantar planos de ações para otimizar o desempenho.

A Matriz SWOT é uma ferramenta que pode auxiliar nesse processo e é utilizada por gestores que desejam mapear a sua atuação atual e expandir a operação com mais segurança. Ela é uma sigla em inglês, onde cada letra representa um fator que deve ser analisado na empresa:

• Strength: Forças,
• Weaknesses: Fraquezas,
• Opportunities: Oportunidades,
• Threats: Ameaças.

Aqui no Brasil, também podemos chamar de matriz FOFA, devido a tradução e reajuste dos seus termos. Ela se divide em fatores positivos e negativos e em internos e externos. O fator forças, por exemplo, envolve questões internas e positivas. Já as ameaças envolvem questões externas e negativas.

Com essas informações o gestor consegue criar uma estratégia eficiente, usando o potencial das forças da empresa, aproveitando as oportunidades do mercado, corrigindo falhas e defendendo-se das ameaças.

Estabeleça processos

Ter processos bem estabelecidos faz toda diferença na hora de administrar sua farmácia. Primeiro entenda o que deve ser feito e depois veja qual a forma mais eficiente de fazer, implantando métodos que auxiliem na execução e aumentem a eficácia.

O 5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade. Ela foi aplicada inicialmente em sistemas de gestão de qualidade e tinha como foco a facilitar o planejamento para o alcance de melhorias dentro das empresas. Contudo, devido sua amplitude de aplicação passou a fazer parte de todo o cotidiano empresarial. Ela se baseia em 7 perguntas a serem respondidas:

• What? (o que?) – O que será feito e qual é o objetivo que se pretende alcançar.
• Why? (por quê?) – Por quê isso será feito e quais razões motivam essa meta.
• Where? (onde?) – Onde será feito. No caso, qual o setor da farmácia.
• When? (quando?) – Quando será feito e qual o prazo para realizar as tarefas.
• Who? (quem?) – Quem é o profissional que ficará responsável pela ação.
• How? (como?) – Como será feito e quais os detalhes do plano de ação.
• How much? (quanto vai custar?) – Custos com equipamentos, tecnologias, equipe, processos, dentre outros.

Essa ferramenta é simples e prática, sendo útil em inúmeros momentos e áreas. Desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

Faça registro de todos os dados

Talvez seja óbvio dizer que todos os dados devem ser registrados, mas na correria do dia a dia, uma coisa ou outra acaba passando despercebida. Na gestão, a tendência é sempre focar no que abrange a maior parte da operação, mas na farmácia todos os dados são cruciais e contribuem para o resultado final, desde o cadastro correto de mercadorias e lançamentos de notas no sistema de vendas, até às taxas administrativas aplicadas nas vendas de cartão de crédito.

Use softwares específicos para o segmento farmacêutico

Atualmente existem inúmeros softwares que facilitam a vida de um gestor, então basta escolher aquele que atenderá melhor a sua necessidade. Mas muito cuidado, o software da farmácia precisa conter funções especificas que abranjam toda a demanda. Além de um sistema de vendas que contemple toda a operação, busque um sistema que consiga registrar não só as receitas, mas também as despesas operacionais e não operacionais da drogaria, que auxilie a acompanhar os prazos de vencimentos e facilite a visualização do resultado mensal. Acredite, ter um sistema de gerenciamento estratégico fará toda diferença!

Invista em conhecimento

Conhecimento é o pilar dos grandes gestores! Esteja sempre atualizado e consuma conteúdos relacionados ao segmento que você atua e também de gestão no geral, assim você já terá dado o primeiro passo a caminho do sucesso. Esses conteúdos não precisam necessariamente serem pagos, aqui nesse blog por exemplo, você encontra vários artigos de forma gratuita, basta investir tempo

Após a leitura deste artigo, esperamos que você:

Aprofunde seu conhecimento no mercado farmacêutico e também as particularidades da sua farmácia;

Aplique métodos e ferramentas para otimizar os processos da sua farmácia;

Utilize dos recursos disponíveis para se organizar e registrar todos os dados

Entenda a importância de um software de gerenciamento

Mesmo não sendo tão simples, administrar uma farmácia não é um bicho de sete cabeças e existem caminhos mais simples a serem seguidos. Um deles é ser acompanhado por uma assessoria especializada. Recorrer a quem tem experiência e conhecimento aprofundado nesse mercado, o coloca dois passos à frente no caminho do sucesso!

A Rede Melhor Compra tem uma equipe especializada em gestão à sua disposição. Podemos te ajudar na gestão da sua farmácia e te apoiar em vários outros setores. Temos uma rede de suporte que te ajudará em negociações comerciais, treinamentos, tecnologia, inteligência de mercado e vários outros setores. O mercado farmacêutico tem ficado cada vez mais competitivo e ter uma rede de apoio faz toda a diferença.

Se ainda não é associado da Rede Melhor Compra e quer saber como transformar o seu negócio, FALE CONOSCO!